T’han atorgat una subvenció de Singulars? Ja tens clar com gestionar-la amb seguretat i com afrontar el moment de la justificació? Aquest article t’ofereix una guia pràctica amb consells útils per fer el seguiment tècnic i econòmic del teu projecte i assegurar-te que tot estigui en ordre fins a la justificació.
1. Aspectes i tràmits burocràtics a tenir en compte
Si ja has entregat tots els documents obligatoris després de la resolució definitiva, enhorabona! Has superat la primera prova de foc! No obstant, recorda que durant l’execució del projecte, és a dir, abans de la justificació, també podrien sorgir requeriments o canvis en el projecte que t’obliguin a comunicar-te novament amb l’administració. En aquest sentit, has de tenir present que la manera de comunicar-te serà sempre a través del formulari d’aportació de documentació, en el qual hi hauràs d’adjuntar els arxius que requereixin o els que tu vulguis informar.
En quins casos has de posar-te en contacte amb l’administració? Doncs ho has de fer sempre que hi hagi una modificació del projecte. Durant l’execució del projecte, és possible que sorgeixin situacions que requereixin canvis en el pla inicial. Segons les bases reguladores, cal informar i obtenir aprovació prèvia per allò que consideren “modificacions” com ara:
- Subcontractacions: Qualsevol subcontractació que superi el percentatge permès o impliqui un canvi en els proveïdors establerts.
- Alteracions del cronograma d’execució: Si es produeixen canvis significatius en els terminis per realitzar les activitats previstes. No es tracta de petits canvis, com ara una acció es retardi un mes, sinó de canvis tan importants que poden afectar als resultats del projecte.
- Canvis en les actuacions aprovades: Per exemple, variacions en el nombre d’activitats o en l’abast de les accions, sempre que mantinguin la mateixa finalitat de la subvenció. És normal que hi hagi algunes variacions en les activitats, però si l’estratègia és molt diferent, cal avisar l’administració i garantir que no s’incompleixen en cap cas els objectius ni els criteris sota els quals ens han valorat el projecte i ens han atorgat la subvenció.
- Reassignació pressupostària: Modificacions en la distribució del pressupost entre les partides aprovades, especialment si afecten despeses clau. En el mateix sentit, es pressuposa que hi haurà petits canvis al llarg del desenvolupament del projecte, però els canvis de gran envergadura cal informar-los amb antelació.
Aquestes modificacions han de ser justificades detalladament i comunicades mitjançant el formulari d’aportació de documentació que està disponible al web de la convocatòria.
💥 Consell: Comuniqueu els canvis amb suficient antelació, sempre abans de la finalització del projecte. Mantingueu un registre actualitzat de totes les comunicacions amb l’administració per assegurar-vos que res quedi pendent i teniu totes les respostes per escrit.
2. Bases i convocatòria: els documents essencials
Les bases reguladores (Ordre EMT/167/2021, i les posteriors modificacions) i la Resolució EMT/2335/2024 són documents imprescindibles que cal tenir presents durant tot el seguiment del projecte i revisar sempre que hi hagi qualsevol alteració, i sobretot abans del moment de la justificació. D’aquests documents, destaquem alguns punts que són essencials per al seguiment i la justificació:
- Període subvencionable i d’execució del projecte: Tant les actuacions com les factures han d’estar compreses entre les dates establertes, que en aquesta convocatòria són de l’1 de juliol de 2024 al 30 de juny de 2025.
- Despeses elegibles i no elegibles: És fonamental saber què es pot imputar com a despesa a la subvenció i què no. Per exemple, certes despeses poden ser elegibles com costos de personal o materials específics, mentre que altres només es podran imputar al cofinançament, si escau.
- Informe d’auditoria obligatori: Segons les bases, és obligatori entregar l’informe d’auditoria del projecte. Per tant, és necessari contactar-hi amb alguns mesos d’antelació, acordar el pressupost, les condicions del servei i, sobretot, les dates del servei per assegurar que l’informe s’entregarà a temps (màxim el 31 de juliol del 2025).
- Compromisos adquirits i causes de revocació: Tingueu sempre present els compromisos establerts i que són inalterables, com complir els objectius, respectar els terminis, garantir que les despeses s’ajusten a la normativa i complir els indicadors laborals, per evitar qualsevol risc de revocació.
💥 Consell: Conserveu sempre còpies actualitzades de les bases i convocatòria utilitzeu-les com a referència per resoldre dubtes i abans de prendre decisions durant l’execució del projecte.
3. Seguiment tècnic i econòmic: dos pilars fonamentals
Durant el seguiment del projecte, és important tenir presents els documents entregats inicialment, com la memòria i la fitxa-resum, que seran la base sobre la qual el finançador avaluarà els resultats obtinguts. A partir d’aquests documents, cal realitzar dos tipus de seguiment per assegurar l’èxit del projecte i la seva correcta justificació:
Seguiment tècnic
- Desenvolupament de les actuacions: Cal executar totes les actuacions descrites dins dels terminis establerts a la memòria inicial i en la fitxa-resum (la matriu de planificació). Per exemple, si es van planificar tallers formatius, aquests s’han de realitzar seguint el calendari acordat.
- Mesura de resultats: S’han d’avaluar els resultats aconseguits mitjançant indicadors mesurables i verificables, com ara el nombre de participants o l’impacte del projecte en el públic objectiu. Cal tenir presents els productes que es van associar a cada activitat.
- Productes i fonts de verificació: És fonamental guardar tots els materials i fonts de verificació generats durant el projecte, com ara fotografies, registres d’assistència, enquestes de satisfacció o productes resultants (per exemple, manuals formatius creats). I, sobretot, destinar temps a crear aquestes fonts de verificació (per exemple: enquestes de satisfacció) i a la seva recopilació (per exemple, l’anàlisi de les dades obtingudes en les enquestes).
Seguiment econòmic
- Control de les despeses: S’ha de mantenir un registre detallat tant de les despeses realitzades com de la previsió de despeses futures. Això ajuda a identificar possibles desviacions respecte al pressupost aprovat.
- Documentació probatòria: És imprescindible conservar tots els documents justificatius de les despeses, com factures, nòmines, rebuts de la Seguretat Social, impostos i tots comprovants de pagament.
💥 Consells per a un seguiment efectiu:
- Gestió col·laborativa: Impliceu tot l’equip en el seguiment per garantir una visió integral i detectar a temps qualsevol problema.
- Organització periòdica: Realitzeu reunions internes per revisar les actuacions i assegurar que tot segueix el pla previst.
- Sistema centralitzat: Utilitzeu una eina digital o espai compartit per guardar i accedir fàcilment a la documentació, i que aquesta estigui ben organitzada en carpetes.
- Previsió econòmica: Identifiqueu possibles desviacions pressupostàries o de calendari amb antelació per aplicar ajustos ràpids.
4. Justificació del projecte: entrega-la amb tranquil·litat
Si s’ha fet un bon seguiment durant el projecte, la justificació hauria de consistir simplement a traspassar als models de la convocatòria tota la informació i documentació que ja s’hagi generat i organitzat.
Tot i que és una tasca que porta temps, amb un bon seguiment del projecte i organització prèvia no hauria de suposar cap problema, i sobretot, no hi hauria d’haver sorpreses d’última hora.
Per completar la justificació, cal entregar la següent documentació (la qual estarà disponible al web de la convocatòria algunes setmanes abans del termini del projecte):
- Compte justificatiu: Inclou la relació de despeses de l’import total del projecte, que engloba tant la subvenció com el cofinançament, si escau.
- Memòria tècnica narrativa: Explica els resultats del projecte, els productes elaborats, la difusió realitzada i qualsevol alteració produïda durant l’execució.
- Indicadors laborals: Informa sobre el manteniment de la plantilla i la creació de llocs de treball. Aquests dos aspectes són especialment rellevants, ja que poden estar subjectes a revocació en cas d’incompliment.
- Temporització de personal: Detalla la imputació horària del personal del projecte a les diferents activitats. Aquesta temporització ha de coincidir amb el cost laboral imputat al projecte reflectit en el compte justificatiu.
- Informe d’auditoria: Verifica que el projecte ha complert amb la normativa. L’auditor serà qui revisi les factures, nòmines i comprovants, assegurant que tot està en ordre.
💥 Consell: Assegureu-vos que tota la documentació estigui ordenada i completa abans de començar a omplir els models de la convocatòria. D’aquesta manera, podreu finalitzar la justificació de manera més eficient i sense inconvenients.
💥 Estructura recomanada: Organitzeu la documentació en carpetes separades per categories per garantir que tot estigui accessible i ordenat:
- Fonts de verificació: Enquestes, registres d’assistència, temporitzacions de personal, i qualsevol altra evidència associada.
- Tècnica: Memòria narrativa, productes elaborats, llistes de participants, fotografies, i altres evidències.
- Econòmica: Factures, nòmines, justificants de pagament, impostos i altres documents de despeses.
Aquesta estructura facilitarà tant la revisió interna com la feina amb l’auditor.
Checklist per a la justificació, per exemple:
✅Temporització horària
✅Memòria tècnica
✅Compte justificatiu
✅etc.
Utilitzar una checklist us ajudarà a no deixar cap aspecte fora de la justificació.
Atenció amb les causes de revocació
És imprescindible evitar els errors que poden portar a la revocació de la subvenció. Segons les bases reguladores, les principals causes inclouen:
- No complir els objectius: Els objectius del projecte són inalterables i no es poden modificar en cap cas, ja que això suposaria incomplir les condicions que han donat lloc a l’atorgament de la subvenció. Per exemple, realitzar només 6 tallers en lloc dels 10 previstos.
- Despeses no justificades: Incloure despeses que no estan alineades amb els objectius del projecte.
- Incompliment de terminis: Tant en l’execució com en la justificació final.
- Doble finançament: Declarar despeses cobertes per altres subvencions.
- Manteniment o creació de llocs de treball: La manca de compliment dels compromisos de manteniment de la plantilla o creació de nous llocs de treball pot comportar una revocació proporcional. Per exemple, si el compliment baixa del 75%, hi haurà penalitzacions que augmenten progressivament. Per sota del 25% de compliment, pot aplicar-se una revocació del 100% de la subvenció.
Des d’AmbTu, oferim serveis d’acompanyament especialitzats per garantir que el seguiment i la justificació del vostre projecte singular sigui impecable. Amb la nostra experiència, assegurem que compliu tots els requisits legals, maximitzeu l’impacte del projecte i us travesseu aquesta aventura amb tranquil·litat. Us oferim eines de seguiment que us ajudaran a tenir el control tècnic i econòmic del projecte, us acompanyem amb les gestions amb l’auditoria i verifiquem que tots els documents a entregar estiguin correctes per evitar futurs requeriments o possibles revocacions.
Aquí pots descarregar-te el dossier de serveis de gestió i justificació d’un projecte.
I si vols més informació sobre aquest servei, escriu-nos a hola@ambtu.coop per programar una vídeotrucada i resoldrem tots els teus dubtes!
){kind=link}